Pengalaman Ngurus Visa Jepang di Makassar (1)

Pagi ini saya punya gawe mengurus visa Jepang dikantor Konsulat Jepang yg terletak di Jl. Jend. Sudirman no. 31 Makassar. Jam 9 pagi saya sudah memacu motor matik kesayangan saya menuju konsulat sambil membawa segepok dokumen yg dibutuhkan untuk pengurusan visa tersebut. Agak was-was karena baru kali ini sendirian mengurus visa Jepang. Dua visa sebelumnya saya selalu dipermudah. Pertama visa saat akan sekolah ke Australia diuruskan oleh pemberi beasiswa yaitu AusA**, sedangkan visa ke UK meskipun harus ngurus langsung ke Jakarta, tapi saat itu saya ditemani oleh sahabat karib saya Ika, yg saat ini sedang melanjutkan pendidikan PhD di Ehime University, Matsuyama Jepang. Entah kenapa saya suka cemas duluan kalau mau berurusan dengan birokrasi, belum lagi perasaan takut nyasar, Jakartaphobia, dll.

Oh iya, saya ngurus visa Jepang ini dalam rangka menghadiri international Conference tanggal 27-31 Maret 2014 di Osaka Jepang. Saya akan mempresentasikan hasil penelitian saya saat S2 diUK kemarin. Berhubung waktu keberangkatan sudah dekat, izin dari kampus tempat saya bekerja sudah dapat, maka akhirnya proses berlanjut ke pengurusan izin untuk masuk ke Jepang. Dan ini yang paling krusial dari sebelum berangkat ke Jepang. No Visa, no entry. Titik.

Saat tiba dilokasi Kantor Konsulat Jepang Makassar, saya sempat kebingungan mencari jalan masuk menuju kantornya. Bagaimana tidak, seluruh kawasan kantor konsulat tsb ditutupi pagar besi putih tinggi. Nggak jelas jalan masuknya lewat mana karena sepertinya tidak ada tanda-tanda kehidupan dibalik pagar pembatas tersbut. Akhirnya daripada tersesat, saya singgah bertanya pada bapak-bapak yang sedang minum kopi di kios depan kantor konsulat tersebut. Saya lalu ditunjukkan sebuah pagar tidak jauh dari kios tadi. Disana, sudah ada security berbaju warna biru gelap yg rupanya sudah bisa menebak bahwa saya kebingungan mencari jalan masuk ke konjen tersebut.

Saya lalu dipersilahkan masuk melalui pintu pagar kecil dengan terlebih dahulu memarkir motor diluar areal konjen, tepat didepan pintu gerbang masuk tadi.
Dibalik pagar konjen, bangunan pertama yg saya temui adalah gardu security. Disitu saya disambut oleh satu orang security berkumis yg bertanya apa keperluan saya dan meminta ID card saya sambil mencatat sesuatu dibuku tamu. ID yg saya berikan adalah SIM mengingat KTP nanti akan saya gunakan untuk kelengkapan dokumen visa. SIM berikut hape juga harus ditinggal. Sebagai gantinya tiap tamu akan diberikan name tag yg bertuliskan huruf Jepang yg entah apa isinya dan kartu nomor penitipan hape. Hiks...bye hapeku, kita berpisah untuk sementara dulu yaaaaa...#lebaymodeON
Tas punggung tetap bersama saya, tapi harus masuk ke mesin X-Ray dulu yg berada tepat diruang sebelah kanan tempat penitipan hape tadi. Pak security disini bertanya apa saja isi tas saya, saya jawab hanya buku dan peralatan tulis serta onderdil lain yg tidak berbahaya. Untung tadi sebelum berangkat menuju konjen, benda2 tajam seperti gunting dan jarum sudah saya keluarkan dari tas. Eits, jangan mikir yang aneh-aneh dulu ya, benda-benda itu terbawa ditas saya karena dua hari yang lalu saya ikut Kelas Inspirasi Makassar 2014. Gunting dan jarum tsb milik salah satu teman relawan pengajar yang digunakan untuk acara pelepasan balon cita-cita dimana ada sesi seluruh anak-anak SD menuliskan cita-citanya diselembar kertas origami lalu dijahit menggunakan benang dan gunting ke balon gas. So....karena pernah mengalami pengalaman barang-barang kecil seperti ini disita saat ngurus visa UK di Jakarta, makanya pagi tadi benda2 tersebut sudah saya removed dari tas saya lebih dulu. Pfiuuuuh...#lapkeringat

Setelah selesai di bagian X-Ray tas, saya lalu diantar keluar dari gardu security melalui pintu belakang menuju sebuah bangunan yang seperti rumah-rumah Belanda jaman dulu. Seluruh dindingnya berwarna putih. Tak ada tampak orang lain yang berseliweran dihalaman yang cukup luas tersebut. Sunyi, senyap dan lengang.......**hening**. Saat saya berjalan beriringan dengan securitynya, si Bapak yg saya perkirakan berumur 30-an ini pun lebih banyak diam dan hanya berbicara seperlunya. Saya sempat nyeletuk "wah sepi banget ya Pak ya? Orang-orangnya pada kemana?" si Bapak hanya menoleh dan tersenyum tipis ke saya sambil tetap jalan disamping saya. Hiks....gak dijawab **emoticon berurai air mata**. Mungkin si Bapak sudah biasa menghadapi pertanyaan yg sama dari tamu-tamu sebelumnya dan hanya seperti basa-basi yang cukup dibalas dengan senyuman tipis.

Kami lalu sampai di depan pintu bangunan, disitu si Bapak lalu mengetuk sekali. Tak lama seorang pria berpakaian security yg sama membuka pintu dan mempersilahkan saya masuk. Security ketiga ini berperawakan sedang, tampak lebih muda dari yang mengantar saya tadi. Tanpa berkata-kata hanya mengangguk hormat, lalu mempersilahkan saya duduk disebuah meja kecil dengan empat buah kursi. Saya lalu duduk, meletakkan tas diatas meja dan memperhatikan sekeliling. Di meja yang sama persis depan saya ada seorang ibu usia paruh baya, sedang menulis sesuatu di kertas. Saya lirik kop suratnya, ternyata form visa aplikasi visa juga. Mau saya tegur tapi tidak enak karena sepertinya sedang serius sekali.

Saya lalu berbalik pada security yg berdiri tepat depan pintu tadi, bertanya. "Pak, kalau mau ngurus visa Jepang daftar dimana?" Si Bapak dengan sigap lalu menghampiri saya, dengan langkah efisien dan suara pelan menunjuk pada contoh-contoh dokumen yg tertempel didepan saya, tepat dibalik punggung ibu yg sedang menulis tadi. "Ibu sudah lengkap dokumennya? Coba lihat daftarnya disini. Ini semua yg perlu dilampirkan dan disusun sesuai nomor urutannya untuk mendapatkan visa Jepang".
Saya lalu berdiri menuju ke tembok yg diarahkan security itu. Disitu ada meja juga yg langsung menempel ke tembok. Saya ajukan pertanyaan lagi. "Pak, ada bagian diform Visa yg saya bingung ngisinya. Dibagian Guarantor dan Inviter ke Jepang, itu gimana ngisinya ya kalau pengundang adalah organisasi?" "Tunggu sebentar Bu" kata si Bapak tampak kebingungan. Dia lalu dia menekan telepon dan berbicara pada seseorang diujung telepon dan memberikannya pada Saya. "Hallo bu, ada yg bisa saya bantu?" sapa suara wanita di ujung sana. "Iya bu, ini gimana cara nulis bagian Guarantor dan inviternya? Soalnya di form ini sepertinya ditujukan untuk individu, karena ada isian ttg date of birth dan gender pengudang. Trus, kalau organisasi gimana nulisnya?" ujar saya. "Cukup isi nama organisasi, alamat dan hubungan dengan organisasinya bu. Gak perlu isi bagian yg lainnya". Jawab Mbak yg ada ditelfon.

"Oh gitu? Baiklah. Tapi untuk hubungan dgn organisasi saya tulis participant of Conference gak papa ya? "Iya, begitu aja boleh kok" Si mbak menjawab lagi. Oke kalau begitu, terima kasih mbak." Telepon pun saya tutup

Dokumen yg saya bawa lalu saya urutkan lagi sesuai list yg ditempel di dinding depan saya. Sebenarnya sih sudah terurut sejak semalam sesuai list yg saya baca sebelumnya dari website Konsultas Jenderal Makassar di link ini, tapi biar kelihatan ada kesibukan dan demi memastikan ulang kelengkapannya, maka saya ulang lagi mengurut dokumennya dari awal. #nyari2kerjaan

Untuk Anda yg mungkin nanti berencana apply visa untuk konferensi ke Jepang, berikut dokumen yang dibutuhkan sesuai urutan dalam daftar dari Konjen Jepang di Makassar:

• Paspor asli yg masih berlaku
• Form aplikasi visa (download dari sini). Pada halaman depan form ini applikan diminta menempelkan satu foto ukuran 45mm x 45mm atau 2inchi x 2inchi. Tapi karena nda punya yg sama persis ukuran seperti itu, makanya saya tempelkan saja foto warna 4x6 dengan latar belakang warna putih (foto saat ngurus visa UK dulu). Eh, ternyata diterima. 
• KTP asli
• Foto kopi kartu keluarga
• Foto kopi akte kelahiran
• Surat keterangan dari tempat kerja (surat izin dari rektor atau wakil rektor)
• Bukti keuangan pemohon (bisa dalam bentuk fotokopi tabungan terakhir atau rekening koran tiga bulan terakhir). Dalam kasus saya, berhubung seluruh biaya konferensi ditanggung kampus, maka surat dari pimpinan yg mengatakan seluruh biaya registrasi, biaya harian dan biaya tiket ditanggung kampus, itu sudah lebih dari cukup sebagai bukti bahwa disana saya akan aman sejahteran lahir dean bathin dan gak bakal jadi gelandangan hahaha. Jadi saya tidak lampirkan lagi rekening koran tabungan saya.
• Bukti pemesanan tiket. Untuk bukti pemesanan tiket ini gak papa kalau masih hasil print out perjalanan tentative. Kebetulan untuk tiket ini dihandle langsung oleh pihak kampus. Oleh karena itu saya hanya minta tolong dibookingkan saja tiket pesawat oleh staff di Fakultas. Untuk tiket sebenarnya nanti pada saat sudah dekat-dekat hari H baru saya minta dibookingkan ulang lagi oleh kampus.
• Jadwal kegiatan selama di Jepang. Nah kalau dokumen yg ini dikeluarkan langsung oleh pihak IAFOR Jepang selaku penyelenggara Konferensi ACP 2014 di Osaka. Well sebetulnya saya sendiri sih yg ngisi form ini. Tapi kemudian akan diberi stempel oleh pihak IAFOR Jepang lalu dikembalikan lagi pada saya dalam bentuk pdf. Isi jadwal kegiatan ini dibuat dalam tabel. Dikolom pertama hari/Tanggal, kolom kedua detail akfitas selama disana dan kolom ketiga akan tinggal dimana selama kegiatan tersebut berlangsung. Jika akan pindah beberapa kali selama tinggal disana, maka harap dituliskan juga alamat tempat atau detail yg akan didatangi. Contoh detailnya bisa dilihat diblog ini
• Letter of invitation (LOI). Untuk dokumen ini dikeluarkan oleh organisasi pengudang yaitu IAFOR Jepang, makanya ada stempel warna merah tulisan kanji jepang (gak ngerti apa arti stempelnya). Isi LOI menjelaskan dalam rangka apa kita diundang ke Jepang dan berapa lama akan berada di Jepang. 
• Letter of acceptance (LOA) yg menuliskan bahwa paper saya diterima untuk Oral Presentasi.

Semua dokumen diatas ini lalu saya susun berurutan dan dimasukkan dalam map bening. Saya kembali duduk dimeja awal saat saya datang tadi. Si ibu yg pertama nulis-nulis tampaknya sudah selesai. Dia lalu senyum dan menyapa saya. "Mau ke Jepang Dek?". "Iya bu" kata saya sambil senyum. "Mau menghadiri konferensi di Osaka. Kalau Ibu sendiri?". "Saya mau liburan Dek, mengunjungi keponakan di Kyoto. Mau liburan dua mingguan disana. "Waah asik dong Bu, berapa lama?" kata saya penuh semangat. "Dua mingguan dek, sekalian lihat sakura lagi mekar di Jepang". katanya penuh semangat.
Setelah ngobrol ngalor ngidul dengan suara pelan, tidak lama kemudian si Ibu dipanggil oleh staff yang ada dibalik kaca. Ada dua orang staff wanita saya perhatikan disana. Satu mengenakan jilbab, satunya lagi tidak. Dua-duanya orang Indonesia. Si Ibu lalu bergegas menuju konter kaca tersebut. Dia menyerahkan setumpuk dokumen yg sama seperti yg saya miliki. Saya masih tetap duduk takzim ditempat duduk saya sambil mengedarkan pandangan ke seluruh ruangan, mencari kesibukan sendiri agar tidak bosan karena tidak ada hape bersama saya.
Ruangan ini seperti perpustakaan karena ada 2 meja baca panjang ditengah-tengah ruangan, selain meja kecil tempat saya duduk sekarang. Meja saya dipisahkan dengan meja baca oleh sebuah pembatas kayu yang berfungsi sebagai rak buku dan brosur. Di bagian kanan saya terpasang beberapa rak yg juga berisi brosur dan buku-buku tentang Jepang. Kata Bapak security brosur boleh dibawa pulang, tapi buku hanya boleh dibaca ditempat. Didekat tempat masuk tadi ada satu lemari yang berisi boneka boneka Jepang yg biasa terpajang seperti dirumah-rumah orang Jepang. Dibagian atas meja baca tadi ada ratusan kertas origami warna -warni berbentuk bebek. Ratusan bebek kertas tersebut disusun dalam seutas tali yg digantung menyerupai lampu hias diruang tamu. Kreatif. Sayang sekali tidak bisa mengabadikannya, karena hape musti dititip digardu security pemirsa. **manyun**

Ada hal yg menarik yg saya perhatikan disana. Baik staff maupun security bicaranya pelan dan halus. Kami sebagai tamu pun ikut-ikutan berbicara seperti orang berbisik-bisik. Entah mengapa, tapi suasana dan aura didalam ruangan yg membuat tamu juga ikut-ikutan seperti itu. Saya yg biasanya selalu heboh dan ribut jika berada disuatu tempat, juga ikut-ikutan berbicara dengan suara rendah. Mau menggeser kursi saja agak sungkan karena takut suaranya mengganggu ketenangan suasana diruangan yg benar-benar senyap. Membalik-balik halaman majalah saja sebisa mungkin tidak menimbulkan suara. Benar-benar tenang seperti dihutan deh pokoknya.

Si Ibu yg tadi dipanggil menuju counter kaca, tidak lama kemudian kembali ke meja saya. Dia diberikan dua lembar kertas. Oh ya, tadi kalau tidak salah si Ibu ini diminta menambahkan satu lagi dokumen yg masih kurang. cuman dokumen jenis apa saya nda jelas, karena perhatian saya teralih ke majalah tentang Osaka yg sedang saya baca.

Saya pun juga akhirnya mendapat giliran dipanggil oleh staff dibalik counter. Dibalik counter itu ada staff wanita yg mengenakan jilbab panjang abu-abu. Saya lalu menyapa dan tersenyum. Si mbak juga senyum. Dia lalu meminta saya memasukkan dokumen2 saya melalui sebuah lubang didepan saya melalui kaca pembatas yang memisahkan saya dengan si mbak.

Setelah itu saya diminta untuk duduk kembali menunggu ditempat semula. Si Mbak berjilbab menuju kesatu tempat sambil membawa dokumen saya. 2 menit kemudian, dia kembali nongol dicounter lalu menyodorkan dua lembar kertas, ktp asli saya dan map bening yg saya gunakan untuk menyimpan dokumen2 tadi. "Dokumen saya lengkap Mbak?" tanya saya. "Iya, lengkap kok". Alhamdulillah....

Dua lembar kertas yg diberikan pada saya rupanya sama dengan lembaran yg diberikan pada ibu tadi. Satu kertas berisi pernyataan-pernyataan dari pihak Konsulat Jepang Mksr ttg visa yg harus kita tanda tangani jika setuju, dan kertas satunya lagi berisi checklist dokumen yang sudah dikembalikan oleh petugas, yaitu KTP asli. Setelah saya isi, lalu saya kembalikan lagi pada mbak dibalik counter kaca.

Terakhir sebelum pulang si Mbak ngasih lagi selembar kertas ke saya sambil. Isinya adalah tanggal terima dokumen dan kapan saya harus kembali ke konjen untuk mengambil paspor dan visa saya (lihat gambar dibawah). Kembali kesini tanggal 12 Maret ya Mbak, antara jam setengah dua siang sampai jam setengah lima. Pembayaran visa sebesar 350rb nanti dibayar saat pengambilan visa. Saya mengangguk dan mengucapkan terima kasih lalu meninggalkan counter. Hmmm...benar deh seperti tulisan di website konjen Jepang di Makassar, SOP mengurus visa Jepang diKonjen Makassar hanya makan waktu 4 hari kerja. Benar-benar efektif dan efisien deh staff disini. **applaus**
So, karena hari ini adalah hari Jumat, berarti saya balik lagi ntar hari Rabu tanggal 12 Maret 2014.

Setelah mengucapkan terima kasih, saya lalu dipersilahkan meninggalkan ruangan oleh si Mas security yg dari tadi berdiri didekat pintu keluar. Diluar pintu, sambil berjalan menuju gardu security, saya sempatkan melihat sekeliling gedung kantor tadi. Ada tiga mobil sedan mewah berjejer diparkiran dalam pagar. Entah milik siapa, mungkin milik staff atau pimpinan konjen disitu. Sekali lagi suasana tampak lengang, tidak ada orang disekeliling. Pagar besi menjulang tinggi disekeliling bangunan kantor, sehingga suasana hiruk pikuk jalan protokol didepan konjen sama sekali tidak terasa. 

Di gardu security saya lalu menyerahkan name tag dan nomor kartu yg tadi diberikan pada saya. Hape saya lalu dikembalikan dan segera saya keluar meninggalkan kantor konsulat melalui pintu gerbang kecil tempat saya datang pertama tadi. Mudah-mudahan semua lancar dan dimudahkan dan Rabu saya sudah bisa menerima visa saya sebagai tanda saya boleh masuk ke Jepang untuk mengikuti Konferensi dan bertemu sahabat karib saya, Ika. Amiiin