Selasa, Agustus 23, 2011

Visa UK vs Jakartaphobia

Oke, ini bagian pentingnya dalam pengurusan Visa. Setelah berminggu-minggu ngumpulin dokumen sana sini, konsultasi ke agen pendidikan LN, translate dokumen ke penterjemah tersumpah ampe nangis gara-gara passport dinas yang datangnya paling belakangan, sekarang sampe ke klimaksnya, masukin berkas aplikasi visa di Jakarta. Jakarta???! haduuuuuuh....kumat deh lagi Jakartaphobia-ku.

Entah mengapa setiap kali disuruh ke Jakarta, migrain saya selalu kambuh, perasaan gak nyaman dan gak ingin ada disana lama-lama otomatis muncul. Jalan-jalan yan dipenuhi kemacetan kronik, panas debu, orang-orangnya yang kurang bersahabat dan taxi driver yang jutek selalu terpatri dalam otak saya setiap kali berusaha mengingat memori ttg Jakarta. Tapi apa daya, kali ini saya tidak punya pilihan lain. Visa center tempat memasukkan aplikasi visa ke Inggris hanya terdapat di Jakarta, yaitu VFS sebuah perusahaan agent yang ditunjuk oleh British Embassy untuk melayani aplikasi Visa. Jadi kita tidak berurusan langsung dengan kedutaan Inggris. Kantornya terletak di Plasa Abda lt.22, Jl. Jendral Sudirman, tepat di seberang FX Mall dan Gedung Dikti. Formulir visa yang Vaf9 sudah tidak dipakai lagi karena sudah bisa diisi secara online dari link website VFS. Dengan perasaan nervous setengah mati karena awalnya harus berangkat sendirian, saya akhirnya sedikit bernafas lega berangkat ke Jakarta dengan ditemani sahabat akrab saya, Ika, yang disaat-saat terakhir baru memutuskan untuk menemani hanya gara-gara melihat tiket murah diinternet, hehehe **penyakit kalap tiket promo mode ON**

Anyway, berdasar cerita teman - teman yang sudah duluan memasukkan aplikasi visa disana (mbak Sartini & Mas Ragil), saya disarankan untuk datang pagi-pagi, agar dapat nomer antrian paling depan. Di VFS center berlaku dua sistem, ada yang daftar online ada juga yang lansgung datang tanpa appointment, istilahnya first come first serve, siapa datang cepat2 dia yang diduluin, hehehehe......... Pendfataran online udah gak memungkinkan karena terakhir saya coba daftar, jadwal antrian online yang kosong ada ditanggal 22 september, lha saya sudah harus ada diSheffield tanggal 19 September 2011 untuk orientasi, jadi gimana dong?!
Karena option online sudah tidak memungkinkan, maka saya memilih option kedua, first come first serve. Dengan asumsi itu maka sebelum jam 8 pagi, saya sudah tiba digedung Plaza Abda yang megah. Di lantai pertama, saya sempat kebingungan saat akan masuk. Mau nyelonong gitu aja gak boleh, ada gerbang mekanik yang bisa dibuka dengan menggunakan swift card. So, untuk mendaptkan swift card ini, KTP kita akan disimpan diresepsionis sebagai jaminan dan ditukar dengan kartu akses masuk geudng, nanti begitu urusan sudah selesai, KTP kita dapat diambil kembali. Karena gak biasa dan masih bingung, saya sempat bengong didepan gerbang yang membuka tutup otomatis *katro mode ON**, untungnya satpamnya memberi arahan, jadi akhirnya gerbang mekanisnya terlewati. Selanjutnya masuk ke lift untuk naik ke lt.22, but wait a minute!! Tombol nomer 22 nya manaaaaaaa??? OMG...ini lift dengan nomer ganjil keknya, hehehe...setelah minta maaf pada beberapa orang didalam lift itu yang senyum2 gak jelas, kami langsung ngacir ke lift disebelahnya **aduuuh...kepiting rebus face deh pokonya**

Tidak kurang dari 3 menit kami tiba di lantai 22, begitu keluar dari lift, ya amploooooop!! Antrian dah panjang didepan kami. Ada sekitaran 15 orang pengantri yang berdiri didepan pintu kaca UK visa center dalam dua baris memajang ke belakang. Sambil berbaris rapi menunggu pintu kantornya dibuka, saya mengamati keliling ruangan dikiri kanan saya berdiri. Dilantai 22 ini saya perhatikan ada beberapa visa center, selain UK visa center ada juga punya Kanada, Dubai dan Australia. Tempat pendaftaran Visa UK ada ditengah depan saya berdiri, lalu disebelah kiri saya ada pintu kecil menuju ruangan Visa Kanada yang bersebelahan dengan UK Visa center namun dipisahkan oleh Photo booth dan tempat foto copy. Bagi mereka yang nanti bermasalah dengan ukuran foto bisa foto disini atau foto copy dokumen yang kurang, hanya sudah pasti bisa ditebak kalo harganya jauh beda dengan harga normal diluaran. Visa center Dubai & Australia tepat dibelakang saya berdiri, cuman Visa Center Australia agak menjorok masuk ke sebelah kiri sejajar dengan Kanada.

Tepat jam 8, kantornya dibuka. Satpamnya hanya membolehkan dua orang masuk tiap kali pintu kacanya terbuka. Setelah melewati pintu kaca nanti kita akan dicheck dulu dengan alat detector metal juga pemeriksaan manual, tas dibuka dan alat eletronik dimatikan, hape juga termasuk. Jika clear, satpamnya nanti ngasih selembar kertas kecil berisi nomer antrian dan beberapa baris kolom yang akan diisi oleh staff yang nantinya akan menerima dokumen visa. Masuk ke ruangan berikutnya adalah ruang tunggu yang berisi banyak kursi besi yang berderet-deret menghadap ke tiga meja staff VFS. Meja yang paling kiri untuk aplikan yang tinggal menambahkan berkas yang kurang (nomer antrian disini dimulai dari 001), sedang meja tengah dan meja kanan untuk aplikan baru yang mau memasukkan berkas visanya. Nomer antrian disini dimulai dari 201 dan 202. Antrian saya 207, berarti masih ada lima orang sebelum giliran saya tiba. Oia, yang masuk diruang ini gak mesti hanya yang apply aja, pengantar juga boleh masuk kok asalkan tidak membuat keributan atau hal yang aneh-aneh didalam ruang tunggu.

Ada sekitaran 20 menit saya menunggu diruang tunggu tersebut hingga nomer antrian saya dipanggil. kebetulan dapat dimeja yang paling kanan, masnya baik banget dan informatif. Dokumen yang saya bawa kebetulan saya pisah antara asli dan copy didua map plastik bening, jadi petugasnya dengan mudah mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan. Oia, sebagai gambaran ini list dokumen yang diperlukan bagi student (PBS system, tier 4) yang mendapat biaya atau disponsori oleh pemerintah (eg; DIKTI):

  1. Surat pengantar asli dari Setkab/Setneg (bagi PNS)
  2. Print out dari form aplikasi online (jangan lupa ditempel foto & ditandatangani 2 kali dibelakanganya)
  3. Form appendix 8 (jgn lupa ditanda tangani)
  4. Print out CAS dari aplikasi online system
  5. Certificate IELTS *asli &  1 lbr copy*
  6. Ijazah terakhir (Inggris & indonesia) *asli &  1 lbr copy*
  7. Transkrip (Inggris & Indonesia) *asli &  1 lbr copy*
  8. Passport Hijau bagi Non-PNS / passport Biru bagi PNS *asli &  1 lbr copy*
  9. Passport sebelumnya (jika ada) *asli &  1 lbr copy*
  10. pasfoto warna latar putih ukuran 3,5 x 4,5 cm 1 lembar (lihat aturannya diwebsite VFS)
  11. Surat keterangan kerja (Inggris & Indonesia) *asli &  1 lbr copy*
  12. Kartu keluarga (Inggris & Indonesia) *asli &  1 lbr copy*
  13. Akte kelahiran (Inggris & Indonesia) *asli &  1 lbr copy*
  14. KTP (Inggris & Indonesia) 1 lbr copy
  15. Letter of Acceptance dari Universitas tujuan *asli &  1 lbr copy*
  16. Guarantee Letter dari pemberi beasiswa *asli &  1 lbr copy*
  17. Bukti Bookingan tiket pesawat keberangkatan (bukti reservasi aja kok)
Nah, jika itu semua sudah lengkap, nanti dokumen tersebut (asli & copy) akan diambil semua oleh pihak VFS dan selanjutnya akan dikirim ke British Embassy untuk dicek dan diputuskan apa layak untuk diberikan visa atau tidak. Nanti kita juga akan diminta membayar visa fee sebesar Rp. 3.825.000 secara cash. Mereka tidak menerima diluar cash, so usahakan bawa uang pas pada saat mendaftar aplikasi visa. setelah disini selesai, petugas akan memberikan slip penerimaan dokumen. Slip ini nanti yang akan digunakan untuk mengambil kembali dokumen asli plus visa begitu semua prosedur pemeriksaan dipihak kedutaan Inggris selesai. Normalnya visa akan selesai dalam waktu 15 hari, tapi kata petugasnya waktu 15 hari itu flexibel kok, bisa lebih cepat dari itu, tapi bisa juga lambat. Mudah-mudahan sih visaku masuk yang kategori cepet jadinya, amien.

Dari semua dokumen yang saya bawa, ada satu yang sebenarnya masih harus saya perbaiki, yaitu dokumen CAS (Confirmation of Acceptance Study). Dulu saat saya mendaftar CAS pertama kali di Bulan Juni 2011, saya menggunakan passport hijau karena passport biru masih dalam proses pengajuan. Nah, sekarang saat saya sudah memiliki passport biru, saya lupa memberitahukan ke pihak universitas kalo passport saya sudah ganti. Kenapa harus ke pihak universitas? Karena pihak universitas tujuanlah yang berhak mengubah detail dalam CAS kita. So, petugas VFS akhirnya menyarankan kepada saya untuk datang lagi secepatnya dengan membawa print out CAS terbaru yang didalmnya bertuliskan bahwa passport yang saya gunakan sekarang adalah passport biru (service passport) bukannya passport hijau.

Setelah selesai dicounter dokumen, saya diminta menunggu lagi diruang tunggu yang sama untuk pengambilan data biometri. Apa itu data biometri, yaitu pengambilan data sepuluh sidik jari dan foto raut wajah. Nanti nama kita akan dipanggil oleh petugas yang berada disisi kanan ruang tunggu untuk masuk ke sebuah bilik kecil. Bilik kecil tersebut pintunya pakai sistem sliding alias digeser lho, jangan sampai malu-maluin karena gak bisa kebuka2 kalo didorong atau ditarik. Jika digeser gak bisa kebuka2, coba tekan tombol putih bertuliskan DOOR dibagian kiri pintu tsb **hati-hati...pintu canggih nih, hehehe**, dijamin pasti langsung kebuka. Didalam bilik kecil tersebut ada dua staff pria yang duduk mengahadap ke pintu. Jadi begitu masuk, langsung duduk dikursi yang disediakan didepan mereka, salah satu staff akan memberikan instruksi sebelum pengambilan data biometrik. Pertama-tama tunjukkan keempat jari kanan (tanpa ibu jari) lalu tekan ke mesin scanner sampai ada bunyi klik di komputer. Lalu berikutnya giliran empat jari kiri dan terakhir kedua jempol ditekan bersamaan ke scannernya. Tidak lupa juga kita difoto wajah, disini meski senarsis apapun kita terhadap kamera, ekspresi wajah gak boleh senyum, jutek atau expresi aneh lainnya. Wajah harus datar, tanpa ekspresi melihat ke arah kamera. Kacamata atau atribute lain yang menutupi wajah harus dilepaskan, tapi jangan khawatir jilbab tetep boleh dipake kok, yang gak boleh itu kacamata dan cadar.


Pengambilan foto biometri adalah prosedur terakhir diVFS center, selanjutnya jika ada dokumen yang masih kurang kita dipersilahkan datang kembali membawa kelengkapan yang kurang dengan tidak lupa membawa fotokopi slip pendaftaran visa hari ini. Sedangkan untuk mengecek progress dari berkas visa kita ada layanan sms dan email notfication. Untuk email itu free, tapi pemberitahuan visa sms kena charge Rp.25 ribu dan dibayar bersamaan dengan pembayaran visa fee. So, it's now time for witing and pray for the best. Mudah-mudahan semuanya dimudahkan & visanya kelar segera, amien yaa rabbal aalamiiiin.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar