Registrasi Ulang Ala Uni of Sheffield

Sesuai jadwal yang tertera dalam buku panduan Registrasi University of Sheffield 2011-2012, hari ini kami mahasiswa Master harus melakukan beberapa kegiatan sebagai mahasiswa baru sebelum resmi diterima disalah satu universitas terbesar dikota Sheffield, Inggris. Sebenarnya kegiatan pendaftaran ini sudah dimulai sejak tanggal 19 September 2011 lalu, hanya saja karena jumlah mahasiswanya ribuan, maka diaturlah jadwalnya sesuai fakultas masing-masing. Nah fakultas saya, Faculty of Medicine, Dentistry and Health kebagiannya hari ini. Itupun dibagi dua sesi lagi. Sesi pertama siang bagi mereka yang memiliki surename atau nama belakang dengan huruf A-K, lalu sorenya untuk L-Z. Nah karena nama belakang saya dimulai dengan huruf N, dapetnya yang sore hari jam 15.45 - 18.00. Lumayanlah bisa nyante2 dulu diasrama sambil googling alamat tempat registrasi akan berlangsung (masih sering tersesat soalnya, hehehe)

Dari hasil pencarian google, rupanya tempatnya itu Sport Hall, Activity Room 1 gedung Goodwin Sport & Recreation Center. Duh, agak jauh sih dari tempat tinggal saya diasrama mahasiswa Opal 2. Yaaah…ada sekitaran 1, 2 Km lah kalo mau jalan kaki. Untuk naik bus sih saya yakin ada, tapi secara saya newbie banget disini (baru 4 hari, hehehe) masih belum terlalu ngerti sistem transportasi yang ada dari mana mau kemana dan turun dimana.

Sambil menenteng peta dan berbekal doa dan kemantapan hati (cieeee…kek mo pergi perang aja), saya melangkahkan kaki menuju gedung olahraga tsb yang ternyata sodara-sodara, jalannya agak mananjak. Saya baru sadar beberapa hari tiba disini kalo kota Sheffield itu ternyata bentang alamnya itu hilly, turun naik bukit. Kenapa sadarnya baru sekarang? Lha wong gak keliatan hillynya kalo pake google map (oom googleeeeeeee….. perbaiki aplikasinya dong!)

Setelah berjalan kaki sekitar 20 menit, tibalah saya dikompleks pusat olahraga milik kampus sheffield. Ada dua gedung yang saya harus datangi. Pertama Elmfield Building yang terletak persis didepan gerbang, dan yang kedua adalah Sport Hall yang berada dijalan menurun belakang Elmfield Bldg. Di Elmfield Building ada dua hal yang harus dilakukan yaitu verifikasi kualifikasi akademik dan scan passport dan visa. Petunjuk dan staff yang mengarahkan dipasang dimana-mana, jadi memudahkan mahasiswa baru untuk mengikuti arah petunjuk tsb. Pun ketika bingung ada banyak student senior yang mengenakan kaos biru gelap bertuliskan “I’m here to help” yang akan dengan senang hati mengarahkan kemana tujuan anda.

Staff yang melakukan verifikasi Ijazah pendidikan sebelumnya

Masuk diruang pertama adalah verifikasi kualifikasi akademik plus passport. Disini akan dicek ijazah asli pendidikan sebelumnya yang dulu diupload untuk pendaftaran online sebelum mendapatkan LoA (Letter of Acceptance). Jadi pastikan anda bawa dokumen asli atau copy yang sudah dilegalisir. Staff disini (yang mengenakan baju warna hitam) hanya akan mengecek dokumen tersebut lalu mengembalikan lagi ke pemiliknya. Setelah itu saya lalu diberi selembar kartu kuning yang ada checklistnya. Setiap kali selesai melakukan satu kegiatan, staff akan menandai dan membuat catatan jika diperlukan. Jika tidak ada masalah, disini paling hanya perlu waktu 2-3 menit saja karena jumlah staffnya cukup banyak, jadi students tidak terlihat menumpuk antri.

Staff Yang melakukan Scan Passport & Visa. Perhatikan notes kuning yg tertempel!

Pindah keruang sebelahnya lagi, yaitu bagian scanning passport dan visa. Disini sudah ada barisan kursi berderet dibagian belakang dan ada sekitar 6 meja staff dibagian depan. Students dipersilahkan antri dikursi-kursi belakang tersebut sambil menunggu bagian kosong dikursi depan meja staff berbaju hitam. Staff akan mencocokkan wajah student dengan foto yang ada dipassport, lalu menscan passport dan visa student ybs. Peraturan menscan passport dan visa ini rupa-rupanya baru diberlakukan di seluruh UK mengikuti aturan baru keimigrasian diawal 2011. Alasan pastinya saya juga belum terlalu mengerti mengapa harus. Oia, ada yang menarik disini, jika anda perhatikan kertas2 kuning yang menempel didinding depan staff tersebut, kertas tersebut mewakili negara asal students yang sudah discan dokumennya. Setiap kali ada yang baru dan negaranya belum tercantum disitu, staff akan memberi selamat ke si student (yang bikin mesem-mesem sendiri) dan akan menempel selembar kertas baru bertuliskan nama negara tsb. Sudah ada sekitar 70 nama negera yang tertempel disana. Saat saya cari Indonesia, rupanya sudah ada. Itu berarti bahwa sudah ada students Indonesia yang lebih dulu mendaftar sebelum saya, Alhamdulillah (senangnyaaaaa….).

Selesai dari Elmfield, saya pindah ke gedung yang berbeda di bagian belakang, yaitu Sport Hall. Sebelum pintu masuk sudah ada students senior yang mengingatkan dokumen apa saja yang diperlukan untuk registrasi didalam. Mereka jalan berkeliling diantrian depan pintu dan menanyai satu demi satu student dengan nada ramah dan aksen British yang mendayu-dayu “Have you got all documents complete, lof?”. Jadi gak ada lagi students yang kebingungan atau marah karena sudah antri lama dan ternyata dokumennya masih kurang. Didepan tadi saya sempat ketemu 3 orang teman satu jurusan saya diMPH yang berasal dari Nepal, mereka belum punya dokumen modul mata kuliah untuk 2 semester. Rupanya pas kemarin kami milih2 modul mata kuliah didepartment kami School of Health & Related Research, mereka gak datang karena salah baca schedule (paraaaaaah….!), so berarti sekarang mereka harus segera balik ke department untuk dapat selembar kertas modul itu dong, ckckckck…

Registrasi online dibantu stff/student senior didalam Sport Hall

Memasuki gedung Sport Hall, saya disambut oleh student senior yang menyerahkan Academic Diary & Student Handbook bagi mahasiswa baru. Masih tetap dalam antrian, kami diarahkan satu satu ke meja komputer untuk melakukan registrasi online melengkapi semua detail pribadi juga upload modul mata kuliah yang sudah disetujui oleh course coordinator di department atau fakultas masing-masing. Tidak kurang dari 10 menit saya duduk disini, lantas kemudian diarahkan ke bagian Fee & Enquiry yang berhubungan dengan pembayaran biaya kuliah. Karena saya sudah bayar uang tuition fee dimuka saat masih diIndonesia, staffnya hanya meminta saya untuk memperlihatkan bukti Guarantee letter  pemberi beasiswa dan bukti Bank Transfer sejumlah uang kuliah yang sudah didiscount karena membayar full (Alhamdulillah, saving 200 pounds nih!). Setelah itu dia memasukkan detailnya ke database saya dan lalu, done!

Yang unik saya perhatikan disini adalah cara kerja staffnya. Walaupun meja komputernya banyak dan jumlah mahasiswa bejibun, mereka gak pernah teriak jika memanggil student yang sedang antri, mereka cukup mengangkat tangan dan papan berwarna kuning yang menandakan bahwa meja mereka kosong dan siap membantu mahasiswa berikutnya. Jika student gak melihat, mereka akan menghampiri lalu mengajak dengan senyuman dan anggukan kepala untuk kemejanya tanpa ada kata omelan atau gerutuan karena kesal gak diliahat, ckckckck…bener-bener pelayanan prima banget dah mereka ini!

Jika ada meja yang available, staff akan mengangkat papan kuning

Beres dengan registasri online, saatnya mengambil kartu mahasiswa atau disini disebut Ucard. Untuk mendapatkan Ucard yang bergambar foto diri kita ini, dua minggu sebelumnya student sudah diminta mengupload pasfoto melalui internet. Jadi disini nanti tinggal mengambil saja. Bagi mereke yang belum sempat mengupload gak usah khawatir,  nanti akan diminta ke bagian photobooth untuk foto (which is harus antri lagi pastinya), lalu harus menunggu beberapa hari kedepan baru bisa mengambil Ucardnya. So, saran terbaik memang adalah persiapkan dari awal untuk menghemat waktu disini.

Tempat pengambilan kartu mahasiswa atau Ucard

Bagian terakhir dari registrasi hari ini adalah semua student yang masa kuliahnya lebih dari 6 bulan,  harus mendaftar untuk mendapatkan layanan kesehatan gratis dari universitas. Bersamaan dengan upload foto untuk Ucard, dua minggu sebelumnya student juga diminta untuk mengisi data dan quesioner online tentang status kesehatannya yang dihubungkan dengan database dibagian registrasi tadi. Disection ini, students diminta berbaris sebelum diarahkan ke meja-meja staff yang akan mengkonfirmasi data-data kesehatan mereka. Nanti staff tersebut akan nanya-nanya sedikit tentang riwayat kesehatan sebelumnya, kapan pertama kali tiba diUK, apakah pernah punya riwayat sakit yang serius atau adakah alergi, dll. Data tersebut kemudian diinput dan diprint pada selembar kertas dan diletakkan pada tray besi yang bertuliskan nama dokter tertentu. Kalau gak salah tray tempat saya bertuliskan nama dr. Cynthia, berarti nanti seterusnya selama saya kuliah di Sheffield, dokter atau GP yang menangani saya adalah dr. Cynthia.

Input data kesehatan untuk daftar layanan kesehatan gratis Universitas

Lepas dari sini, student diarahkan lagi ke bagian Screening. Sudah ada dokter yang menunggu untuk mengecek hasil X-Ray thorax yang sudah dipersiapkan dari negara asal masing-masing student. Ada negara2 tertentu yang memag menjadi target karena negara tsb masuk daerah penyebaran aktif TBC, semisal negara2 Subsahara Afrika. Syukurnya Indonesia gak masuk dalam daftar tersebut, cuman memang tetap perlu dibawa karena dibandara kemarin saat baru datang dan melewati imigrasi, terkadang secara acak petugas imigrasi akan bertanya tentang report TBC ini. Oia perlu diingat yang dibawa kesini adalah report atau hasil pemeriksaan rontgen yang sudah berbahasa inggris lho, bukan foto rontgen itu sendiri yang segede papan tulis. Saya sempat lihat ada student dari negara asia lain yang antri sambil bawa2 foto rontgen itu, padahal gak perlu banget gitu lho. karena bawanya itu nyusahin banget, mana harus melintasi benua segala lagi!

Dokter yang duduk dimeja screening TBC

Dibagian meja screening, selain pemeriksaan hasil rontgen, khusus bagi female student yang berusia 20 tahun ke atas akan dibuatkan appointment untuk bertemu nurse (teman sejawat nih, hehehe) minggu berikutnya di Health Service Center milik Universitas yang lokasinya persis dekat sebelah gedung kuliahku. Ini nih enaknya kuliah difakultas Kesehatan, kalo sakit tinggal nyebrang ke gedung sebelah, dokter dan nursenya ada disitu kok, hehehe.

Pfiuuh...gak terasa dua jam terlewati sudah untuk semua prosesi registrasi di dua gedung ini. Diari dan Ucard sudah ditangan, kartu appointment dengan nurse juga sudah ada, saatnya kembali ke asrama nih. Hmmm...but wait…wait a minute! jalan pulangnya lewat mana yah?????? **jiaaaah…..tersesat lagi untuk kesekian kalinya**